La estación de los proyectos: Habemus Estelcon o todo aquello que nunca aparece en las crónicas…en que estaríamos pensando cuando nos apuntamos (segunda y última parte)

6 Mar

¿Cómo se monta una estelcon?

1.- Pensar en lo que quieres hacer. Básicamente, tener claro que se tiene que hacer, donde se va ha hacer, quien tiene que ser responsable de que eso se haga y quines van a ser coordinados por los responsables y se dedicarán a hacerlo. Eso quiere decir, distribuir funciones y crear grupos de correo donde se coordinan, discuten, aportan ideas y toman decisiones a ser posible de la forma más civilizada. Recordad que siempre que algo tiene que comentarse a distancia y sin tener a la otra persona delante puede hacer que surjan pequeños conflictos que hay que saber controlar. Es una de las desventajas que tiene Internet, que hay que ser muy cauto con las palabras o las formas de decir las cosas. A quien nunca le haya pasado o visto esto es que lleva menos tiempo usando Internet que yo o tiene muchas dioptrías y debe ir al oculista, porque casos de estos todos hemos visto alguna vez alguno. Pero es lo que hay.

Nota: Así que futuros “insensatos”, tened mucha paciencia con el interné ese y no tengáis en cuenta las pequeñas crispaciones que los megabites, el cansancio y la saturación nos hacen ocasionar. Esos megabites malos los forjó Sauron en el Monte del Destino y son tóxicos. Seamos siempre comprensivos y cautos con lo que decimos y como lo decimos. Por desgracia, no tenemos telepatía como algunos elfos. Sólo vemos nuestras circunstancias y no siempre sabemos valorar o ver las circunstancias de las personas a las que nos dirigimos y nos leen. Si alguna vez ocurre algo así, los coordinadores de los grupos deben intervenir por el bien de todos.

2.- Ponerse manos a la obra. Es decir, empezar a currar. Aquí cada grupo empezó a funcionar por su cuenta. Se realizó un organigrama y se designaron dos personas para cada smial como contacto entre ellos. De esta forma se fue buscando material, formando presupuestos, tomando decisiones y realizando cada uno de ellos. Algunos fueron más de tipo artesanal, otros más de tipo logístico. Cada uno tiene sus problemas y sus recompensas cuando se veían realizados. ¿Qué queréis que os diga? No seré yo que os quite la ilusión de ir descubriéndolo cuando decidáis convertiros en futuros insensatos.

Aquí reconozco que yo no me impliqué demasiado. Mi vida familiar y mis circunstancias no me permitían estar muy metida en ello. Al final me apunté para organizar la Lumilinde o noche musical que tuvo lugar la primera noche. Tengo que confesar que me encantó hacerlo. Me lo pasé de miedo y en cierta forma me ha quedado un pequeño gusanillo que no me importaría volver a meterme en un lío de solfas y do re mies como ese. Os diré que para la presentación me trasformé en un Balrog o diablo de fuego. Por eso necesitaba saber manejar un látigo y quien mejor que Indiana Jones para enseñarme, jajaja. Conseguí compinchar a dos compañeros, de Barcelona y de Valencia, sin cuya inestimable ayuda el evento nunca hubiera sido lo que fue y al final creo que todos tanto los que intervinimos como los asistentes se lo pasaron muy bien y nos divertimos mucho que es lo más importante.

En cambio, mi señor R. se metió de lleno y eso le absorbió prácticamente entre una cosa y otra, casi todo el tiempo que tenía entre que llegaba del trabajo y se iba a dormir. Bien por pensar en algo, por moderar algo, por buscar algo, por tener una reunión con el smial o a través del ordenador… lo cierto es que a partir de mediados de verano y hasta que se hubo acabado todo, gran parte de la atención de R. se centró sobre todo en los proyectos frikis que os he comentado. Tal vez el que nos dio más problemas en casa fue el de las reuniones de skype. En casa la zona de despacho está abierta a la zona de la sala con el sofá y la televisión a pocos metros de ordenador. Es algo parecido a lo que sería una cocina americana tipo loft pero en versión despacho en lugar de cocina, está todo integrado. Si las reuniones tenían lugar a partir de las nueve de la noche no pasaba nada dramático. Se tenía que enviar a los peques un poco antes a la cama y esa noche Tsunami se quedaba sin lectura de papá. Luego R. cenaba delante del ordenador y yo escuchaba la reunión o bien me iba luego a dormir si se alargaban mucho, cosa que ocurrió poco pero alguna vez ocurrió. Si las reuniones tenían lugar antes de las nueve de la noche, entonces podía temblar, porque evidentemente, los niños querían cotillear, querían intervenir, la teníamos liada y al final acababa histérica enviando cada uno a su habitación o castigándolos cuando ellos no es que tuvieran demasiada culpa. Personalmente entiendo que eso era una novedad y que algunos de los que intervenían son “amiguitos y amiguitas” de Tsunami y claro… si papá habla con los amiguitos yo también quiero. ¿Cómo le explicas que eso que parece tan atractivo es una cuestión de trabajo? Por suerte no hubo muchas reuniones de tarde, pero las pocas que se dieron nos lo hicieron sudar en casa.

Nota: Si hay reuniones de tarde con niños por casa, inventa un plan B para no crear futuros conflictos. La salud de tu familia lo agradecerá.

3.- Dar difusión del evento Esto se consigue sobre todo vía Internet y redes de comunicación.

Nota gorda e importante: Aquí queridos futuros “insensatos”, no pongo nota porque ya sabéis que si algo no se difunde, difícilmente puedes saber que se hace y apuntarte. Quien más quien menos hemos estado al otro lado y hemos sido quienes hemos recibido esa difusión, así que ya sabemos como nos gusta que nos tienten.

4.- Coordinar las inscripciones, la distribución de habitaciones y el presupuesto Pues eso, que las cuentas tienen que cuadrar, tenemos que cubrir gastos con los ingresos del evento y tenemos que tener a todos los asistentes distribuidos en sus habitaciones como un gran tetris humano. Otro currazo que parece inexistente pero que está allí.

Nota: Lo digo muy seriamente. Esto, junto a la coordinación de grupos y el buen funcionamiento, es crucial para cualquier evento de este tipo. Quienes se encarguen de ello deben ser personas muy meticulosas, eficientes y con una capacidad de organización británica. Tienen que tener todos los métodos necesarios a su alcance y deben disponer de tiempo para encargarse de ello. Porque les va a absorber mucho tiempo. El futuro rodaje de toda reunión de esta magnitud dependerá de todas estas labores previas que siempre parece que surge por arte de magia pero que de magia tienen poco.

5.- Recibir propuestas de actividades y montar horarios para todas ellas Lo divertido de la estelcon es que los organizadores no montan los actos. No sabes lo que te van a pedir. Eso lo descubres cuando alguien te dice “pienso hacer eso” y tienes que saber colocar todas las cosas para que el máximo de asistentes puedan ir al máximo de eventos y que sea algo ordenado y no se machaque ni superpongan demasiadas actividades al mismo tiempo. Hay que prever además de los horarios, la mejor sala donde ubicarlo y el material o infraestructura que necesitará cada uno de ellos. Eso abarca, desde la botella de agua para los conferenciantes, hasta los cables y mesas de música para las actuaciones, desde un boli o un ordenador, hasta un micro… eso si no hay peticiones especiales que nunca se sabe que te pueden pedir.

Segunda nota gorda e importante: Que los asistentes a una Estelcon regresen a sus casas satisfechos y contentos depende en parte de que no se hayan aburrido al haber demasiados espacios sin llenar. De que no se oferten demasiadas cosas al mismo tiempo creándote un problema. De que hayan tenido algún espacio sin llenar para poder estar con sus amigos a los que en ocasiones sólo ven en estos eventos. Y, sobre todo, de que los horarios se cumplan con la mayor puntualidad posible. Sólo de esta forma estos cuatro días transcurrirán de una manera fluida y amena. Una buena organización ayuda mucho a que los asistentes vuelvan a su casa con unos buenos recuerdos. Y eso señores, favorece la procreación de una cantera para las futuras generaciones de “insensatos”

6.- Montar actividades especiales que realice la propia organización como os comenté en el anterior post dedicado a la estación de los proyectos. Los frikis somos un tercio de Flandes y siempre hay alguien que decide organizar un extra, bien sean actividades para los niños, una lectura de cuentos o una noche musical.

Nota tipo consejo: Aquí que cada uno se apunte a aquello que le guste, con lo que se sienta bien y sepa que es capaz de cumplir. Una estelcon ya lleva mucho jaleo, así que si el grupo organizador además decide montar actividades debe estar seguro que puede con todo. El ir a un evento (el que sea) y encontrarse con grandes retrasos y descontroles porque has querido abarcar más de lo que podías y luego todo ha sido un caos es lo peor que te puede pasar. Haz siempre aquello que puedas, pero si te comprometes a ello cúmplelo bien, sino mejor avisa con tiempo y no lo hagas.

7.- Hacer toda la decoración, los premios, el pack de bienvenida y los mathons Evidentemente, las salas y lugares donde estamos deben estar ambientados y el equipo de artesanía de Zaragoza se esmeró especialmente en ello. No recuerdo un rincón de lectura de cuentos tan currado y tan bonito en ninguna de mis anteriores estelcones. Fue una auténtica pasada. Felicidades. Normalmente, a los asistentes, se les facilita una carpeta con los horarios, plano del hotel y demás información para la llegada, es el llamado wellcome pack. Siempre está un poco curradito y requiere sus labores de diseño y enmaquetación. El refranero castellano dice que es de bien nacido ser agradecido y nosotros no somos de menos. La organización suele tener un pequeño detalle que, evidentemente, también tienes que currarte y que se repartirá entre los organizadores de actividades, los conferenciantes y los escuderos o asistentes que se han presentado voluntarios para hacer de “insensatos II” y ayudar a los organizadores… Finalmente, en la cena de gala se reparte otro obsequio pero esta vez es para todos los asistentes, lo cual quiere decir que hay muchos obsequios que hacer. Es el llamado mathon, es decir, algo inservible pero bonito que suelen regalarse los hobbits cuando hacen una fiesta y nosotros no hacemos más que seguir esa tradición… bueno, esa y la de tener una cena opípara, jugosa y esplendorosa, claro está.

Nota informativa 1: Como no tengáis absolutamente a nadie del grupo que le gusten las manualidades y los “trabajitos Feber” podéis ir buscando guarderías, colegios, clubs de ocio o locales de la tercera edad que están dispuestos a colaborar con vosotros en el ámbito artístico, porque de decoraciones y detalles no se libran ni en Mordor.

Nota informativa 2: Una cena de gala no es una cena de gala si el banquete ofrecido a sus comensales no es digno de la visita inesperada de trece enanos y un mago. Si tu despensa o alacena no puede con ello mejor busca otro saqueador al que saquear o atente a las consecuencias. Una noche intemporal con el estómago vacío puede hacer que un apacible hobbit acabe convirtiéndose en un temido berserker ávido de pastelitos.

8.- Ir a montar cosas. Teníamos pensado ir todo nuestro smial juntos, un día y medio antes de la inauguración para empezar a montar las cosas, pero no pudo ser. Al final los días disponibles que tenía y los horarios de los vuelos hicieron que nosotros no llegáramos a Zaragoza hasta el día que empezaba todo. R. y yo nos habíamos dejado los días necesarios para poder hacerlo, pero el cole de Tsunami tuvo un día de huelga con el que inicialmente no contaba y tuve que cogerme un día libre del trabajo que inicialmente estaba destinado para ir a montar cosas. Por suerte, el resto de compañeros de smial no tienen hijos ni colegios que te condicionan a la hora de disponer de tus días de vacaciones, pudieron acudir antes y ayudar al grupo de Zaragoza para decorar, ordenar, disponer y colocar todas las cosas para la recepción de participantes y su alojamiento.

Nota final: Les quedó de coña.

Hasta aquí resumido de una forma un poco chabacanera y rápida lo que son meses y meses de auténtico trabajo, con muchas horas tras ello y muchos nervios. Cuando uno ve eso no entiende francamente como no se acuerdan y sigue habiendo insensatos que organizan dos, tres o puede que incluso cuatro estelcones. Mi mayor admiración para ellos y para todos los smiales que cada año nos brindan la oportunidad de reunirnos, pasárnoslos bien y realizarnos como grupo. Se les tendría que hacer un monumento porque realmente se lo merecen. Así que como lo mío no es hacer monumentos, he pensado que aunque sea un poco tarde, les dedicaría esta momunental entradita en el blog.

No os voy a contar que se hace y como se lo pasa cada uno en estos eventos. Para ello hay otras crónicas por el ciberespacio. Si os gusta este mundo mi consejo es que os apuntéis a una de ellas, aunque sea una fiesta local a las que llamamos mereth.

Con este pedazo de post sólo he querido poner en aviso a los futuros organizadores y rendir un más que muy sincero homenaje a todos los equipos que año tras año nos brindan la oportunidad de vivir cuatro días especiales, impagables y alucinantes. Muchos de estos días nos han cambiado nuestras vidas en más de una ocasión. Los que les haya pasado esto saben de que les hablo. En las estelcones se hacen amigos. Amigos especiales. En las estelcones se han hecho parejas. Parejas que hoy en día acuden con sus hijos. En las estelcones se han vivido momentos de alegria, de bochorno y de tristeza, pero todos estos momentos han sido muy especiales. Así que si me lo permitís, me gustaría acabar este post brindando por el espíritu de los insensatos de las estelcones pasadas. Sin ellos esto que vivimos ahora no existiría. Por el espíritu de los insensatos de las estelcones presentes. Sin su trabajo no iríamos acumulando estos recuerdos y experiencias y tal vez yo ahora no estaría con mi pareja y Tsunami no existiría. Y finalmente por el espíritu de los insensatos de las estelcones futuras. Porque hay cierto tipo de magia que jamás debería apagarse y para quien sabe, un día, R y yo iremos junto a Tsunami, su pareja y nuestros nietos a compartir esos momentos tan especiales que sólo pueden darse en el calor de una Estelcon.

GRACIAS POR NO HUIR INSENSATOS.

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